Заверение копий учредительных документов

Нотариальное заверение копий документов — нотариальное действие, направленное на освидетельствование нотариусом 100% идентичности подлинного оригинала документа юр. лица его ксерокопии. При этом нотариус не подтверждает факты, изложенные в оригинале, а только подтверждает достоверность реквизитов юридического лица и содержание, соответствие материалов на ксерокопии, изложенных в оригинале. Заверение копий учредительных документов юридических лиц осуществляется на основании ст. 77 – 79 «Основ законодательства РФ о нотариате».

Необходимо помнить, что любые копии, не заверенные нотариусом, в том числе учредительные, не имеют юридической силы. Сегодня мы рассмотрим порядок заверения копий юридических лиц нотариусом, на что стоит обратить внимание, особенности процедуры.

Для чего нужно заверять документы юридическим лицам?

Существует целый ряд непредвиденных ситуаций, когда нужно предоставление предварительно заверенных нотариусом документов, а именно, если необходимо:

– предоставить нотариально заверенные учредительные документы компании (организации) в государственные органы;

– предоставить копию заверенного документа соучредителю;

– при участии юр. лиц в конкурсах, всевозможных аукционах, при заключении сделок;

– для предоставления копий во всевозможные фонды в т.ч. внебюджетные.

Предоставление копий учредительных документов необходимо для подачи в контролирующие государственные инстанции. Их тоже обязательно предварительно заверить. Копии документов не имеют срока годности и, оформленные согласно закону один раз, они могут использоваться в течение длительного времени.

Какие документы юридических лиц заверяет нотариус?

– копии учредительных документов юридических лиц;

– документы при ликвидации ООО;

– копии статусной документации;

– нотариальный перевод документов;

– договор купли-продажи коммерческой недвижимости;

– соглашения и т.д.

Как уже говорилось, нотариальное заверение копий документов не имеет срока давности, а значит, они могут использоваться безвременно. 

Основные правила заверения копий документов нотариусом

Перед началом процедуры нотариус проверяет личность гражданина, предоставляющего на заверение оригиналы юридического лица. Порядок заверения копий документов происходит при предъявлении подлинных документов (оригиналов). При осуществлении процедуры нет необходимости подтверждать дееспособность человека, предоставившего документы.

Нотариус удостоверяется в соответствии содержаний оригинала и копии. Важно, чтобы нотариус хорошо владел языком оригинального документа, перед тем как освидетельствовать соответствие содержания документа и его копии. Если нет возможности, предоставляется перевод, оформленный в соответствии с действующим законодательством.

Для удобства клиентов нотариусы практикуют несколько способов предоставления услуг:

– личная запись к нотариусу в удобное время для заверения копий документов;

– клиент оставляет копии документов у нотариуса и после их заверения помощник сообщает по телефону, когда можно забрать документы и их копии;

– возможно заверение документов в порядке живой очереди.

На копиях всех документов при подаче в ИФНС можно оставлять только ограниченный по количеству набор необходимых реквизитов, согласно законодательству основными будут следующие:

– заверительная надпись;

– подпись директора, вице-президента компании или лица, выполняющего его обязанности;

– печать организации, компании.

Эти правила регулируются налоговой службой и закреплены приказом. При заверении официальных документов юридического лица обязательно обращается внимание на достоверность и качество оригинального документа. Например, если есть подчистки или неясный, недостаточно точной текст, ранее не оговоренные исправления, необходимо сообщить об этом нотариусу, так как копии документов могут не принять.

Также можно заверять каждый из листов сделанной предварительно копии по отдельности или предварительно прошить все листы, после пронумеровать, заверить копию на месте прошивки, расположенной на оборотной стороне последнего листа. В таком случае необходимо указать: “Копия на 2 листа верна”.

Помните о том, что предоставление копии учредительных документов в госорганы обязательно, и позаботиться об этом необходимо заранее.